Revenons à la genèse…
On constate ces derniers temps que le nombre de fichiers créés et partagés dans le cloud explose. Les entreprises, quant à elles doivent faire face à l’augmentation du volume des données partagées.
En conséquence, elles attendent d’un outil qui protège leurs données partagées, tout en veillant à ce que les équipes travaillent ensemble, en toute transparence.
Lors du lancement de Google Drive en 2012, l’interface proposait une alternative à Google Docs. Les documents existants sur Google Docs, ont été automatiquement transférés sur Google Drive.
Google Drive a ainsi donné la possibilité aux entreprises de synchroniser, partager et modifier leurs données entre plusieurs ordinateurs et/ou utilisateurs. Une petite révolution !
Deux chiffres nous viennent en tête :
5 : le nombre moyen d’heures passées à consulter des mails et sauvegarder des pièces jointes
13,6 : le nombre de tonnes de CO2 générées pour une entreprise de 100 personnes, rien qu’avec son courrier électronique
Google Drive devient donc l’outil indispensable pour les entreprises. Il agit comme un vrai outil de partage de fichiers pour éviter de saturer les boîtes mail. En effet, cela permet de libérer de l’espace, que ce soit sur le poste de travail fixe ou les terminaux mobiles dont les capacités de stockage sont parfois limitées.
Mais ce n’est pas tout ! Le Drive permet de synchroniser les données (documents) et ainsi de disposer de la dernière version. Plus de risque d’erreur et plus d’aller-retour ! Quels que soient les besoins de l’entreprise, il est possible avec un tel outil, de bénéficier de volume de stockage supplémentaire, de sécuriser les données grâce à la gestion centralisée depuis la console d’administration et de faire travailler les données à votre place en anticipant les besoins grâce aux modèles d’apprentissage automatique de Google.
Alors, pourquoi utiliser le Drive d’équipe, si Google Drive répond aux besoins vitaux des entreprises ?
Parce que 8 entreprises sur 10 étaient encore soucieuses de protéger leurs données stratégiques dès lors qu’un collaborateur quitte l’entreprise, Google a décidé de lancer en mars 2017, le Drive d’équipe.
Le Drive d’équipe veille à la bonne organisation des équipes. Tous les travaux sont stockés en lieu sûr, dans un espace partagé facile à gérer. Les fichiers ajoutés dans le Drive d’équipe appartiennent à l’ensemble de ses membres, garantissant ainsi la circulation et la transmission des dernières informations.
Retenons deux principaux bénéfices à cette interface :
1. Comment protéger vos données stratégiques dès lors qu’un collaborateur quitte l’entreprise ?
Le Drive d’équipe propose enfin un espace de travail destiné aux équipes de professionnels et dans lequel les droits de propriété sont attribués à l’espace lui-même. Il est donc impossible de créer des documents orphelins ! Il apporte la sécurité, la structure et la facilité d’utilisation nécessaire au besoin des équipes projet.
L’interface permet de gérer plus facilement un groupe de travail et donne, entre autres, à un nouveau membre l’accès à l’ensemble des travaux de l’équipe qu’il rejoint. Le contenu d’un Drive d’équipe appartient à l’ensemble de ses membres. Autrement dit, tout fichier ajouté au Drive d’équipe reste dans cet espace, même lorsqu’un membre quitte l’équipe.
2. Simplifier la collaboration avec les équipes projet devient un enjeu important.
Fini les paramétrages de partage compliqués pour donner accès à un fichier ou à un dossier !Il vous est dorénavant plus facile de créer des équipes qui pourront collaborer sur chacun d’entre eux. Les fichiers appartiennent à l’équipe et sont accessibles en temps réels. Les équipes peuvent partager de l’information et à faire le travail sans avoir à se soucier de rapatrier les données dans leur Drive.
De plus lorsque l’on collabore sur un projet, on interagit très souvent avec des partenaires externes à l’entreprise. Le Drive d’équipe est partageable à l’extérieur du domaine, y compris avec un compte Gmail Classique.
Toutefois pour bénéficier du Drive d’équipe, il vous faudra souscrire une formule Google Business éducation ou entreprise.
Contactez-nous, nous vous aiderons avec plaisir !
« Je choisis une nouvelle fonctionnalité alors j’étudie la question sérieusement !, je structure mes règles du jeu, je m’interroge sur son utilité, sa fonction et son objectif !
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