Voici le mail que nous avons envoyĂ© le 20 mars 2020 aux inscrits de notre tout premier webinaire. Le titre de l’article est celui du mail.
Titre : copyright HélÚne Delmotte
Bonsoir,
D’abord, MERCI pour votre prĂ©sence, votre attention, vos contributions… et tous vos messages de sympathie !!
Ăa nous va droit au coeur et nous encourage beaucoup.
Cet aprĂšs-midi, vous avez reçu un mail vous indiquant une panne et un changement dâoutil pour notre webinaire.
Certains dâentre vous sont restĂ©s Ă la porte 10 minutes avant de penser Ă cliquer la flĂšche de lecture ou Ă aller sur notre chaĂźne YouTube.
Dâautres ont attendu bien plus longtemps et sans nouvelles parce que nous nâavions pas pu rĂ©cupĂ©rer leur mail sur la plateforme de webinaire, du fait de la panne.
Nous vous présentons nos excuses pour cette expérience.
Nous avons souhaitĂ© vous apporter plus de dĂ©tails sur ce qui sâest passĂ©.
A la fois par souci de transparence et pour que vous puissiez progresser à travers notre expérience. Nous vous racontons tout ça plus bas dans ce message.
SVP dites-nous Ă quelles questions vous aimeriez que nous rĂ©pondions maintenant : prenez 2 minutes pour ces quelques questions clĂ©s ! Câest ça qui va nous aider Ă ajuster le webinaire de lundi et la suite.
Et comme promis, voici le replay et des ressources qui contiennent des tas de pépites (mais vraiment des tas) :
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Lâensemble des messages, questions et rĂ©ponses du chat pendant le webinaire (zoomez avec les boutons en bas)
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Une table de correspondance G Suite VS. Office 365 VS. Alternatives pour rĂ©pondre Ă la question de lâune dâentre vous qui craint dâutiliser des outils doublons.
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Le site RĂ©ussir une rencontre Ă distance que nous avons rĂ©alisĂ© il y a 3 jours Ă lâoccasion du premier webinaire de lâApm : mĂȘme sâil est orientĂ© sur la rencontre dâun club avec un intervenant extĂ©rieur, il contient une mine dâinformations pour toutes vos rĂ©unions.
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Le site TrĂ©sor que je mets personnellement Ă jour et que je partage Ă toutes les personnes qui participent Ă un sĂ©minaire ou une confĂ©rence dont je suis lâintervenant.
Et toujours le site des webinaires : Ă partager Ă fond avant lundi 13h SVP.
Nous avons déjà commencé à faire évoluer ce deuxiÚme webinaire.
Tic-tac, tic-tac
Dimanche 2 mars, jâai imaginĂ© que nous devrions proposer un webinaire gratuit que je rĂ©aliserais seul pour encourager les entreprises Ă sâorganiser en prĂ©vision de la crise qui se prĂ©parait.
Les jours passant, jâai constatĂ© quâil y avait Ă la fois peu de conscience du danger (donc peu dâintĂ©rĂȘt pour le webinaire) et une montĂ©e en puissance des sollicitations liĂ©es Ă lâĂ©pidĂ©mie. LâApm, par exemple, en la personne dâAnne Van Gaver, mâa sollicitĂ© dĂšs cette semaine du 3 mars pour organiser 2 webinaires Ă 15 jours de lĂ .
Du jeudi 12 au lundi 16 mars, tout sâaccĂ©lĂšre. Le lundi a Ă©tĂ© lâune de mes plus longues journĂ©es de travail depuis bien longtemps. CâĂ©tait la panique. On le voit dâailleurs sur cette vidĂ©o que jâai enregistrĂ©e mardi matin.
Dans la soirĂ©e du mardi 17 mars, je discute avec AgnĂšs de Rocheprise, membre de lâĂ©quipe Digital Collab. La conclusion : la dĂ©tresse que nous observons est trop grande et les circonstances liĂ©es Ă lâĂ©pidĂ©mie trop dynamiques. Le webinaire que nous pensions organiser pour jeudi 26 mars doit ĂȘtre avancĂ©.
Nous décidons de le réaliser en 2 parties : vendredi 20 mars et lundi 23 mars.
Câest un challenge. Nous ignorons :
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Qui peut y participer
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Quel format donner au webinaire
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Qui va ĂȘtre intĂ©ressĂ©
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Quel outil utiliser pour le webinaire
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Etc.
Mercredi matin, le site de lâĂ©vĂ©nement est rĂ©alisĂ© et, aprĂšs avoir consacrĂ© un certain temps Ă tester des outils de billetterie (et mĂȘme avoir installĂ© sur le site les modules de rĂ©servation), nous nây trouvons finalement que des inconvĂ©nients par rapport Ă ce bon vieux Google Forms.
Mercredi, vers 12h30, nous commençons Ă communiquer sur lâorganisation de ces webinaires.
Business as usual (ou presque)
Evidemment, les demandes dĂ©concertĂ©es continuent dâaffluer. Jâavais notamment accepter mardi matin dâanimer un webinaire jeudi matin pour 4 clubs de dirigeants (et jâai adorĂ© !).
Ăa commence Ă devenir un peu chaud. 6 autres membres de lâĂ©quipe nous ont rejoints. Nous calons des visios dans les trous dâagenda pour mettre nos idĂ©es et envies en commun, et avancer vers un contenu qui soit Ă la fois riche et qui tienne en 1 heure.
Jeudi soir, nous ne savons pas encore exactement quel outil de webinaire nous allons utiliser. Dâune part, les tarifs sont relativement Ă©levĂ©s et nous ne savons pas du tout ce qui va se passer aprĂšs le 2Ăšme webinaire.
Dâautre part, ceux que nous testons nous semblent trop compliquĂ©s.
Or entre-temps, jâai animĂ© le premier des deux webinaires de lâApm avec Caroline von Bibikow, qui mâavait contactĂ© le samedi soir prĂ©cĂ©dent pour prĂ©parer une intervention Ă distance. Nous nous Ă©tions beaucoup stimulĂ©s mutuellement et jâavais proposĂ© Ă Caroline de lâembarquer dans les webinaires Apm et dans deux de Digital Collab.
Lâoutil utilisĂ© par lâApm pour notre webinaire mardi midi nous avait permis une trĂšs bonne expĂ©rience : simplicitĂ© dâutilisation et fonctionnement satisfaisant, malgrĂ© quelques participants qui tĂ©moignent dans le chat quâils nâentendent pas tel ou tel animateur du webinaire.
Jeudi soir, mis en relation avec cette entreprise, je nĂ©gocie pour essayer leur outil Ă lâoccasion de notre premier webinaire. Il y a un souci avec leur systĂšme de paiement (mais je sais notre banque extrĂȘmement prudente et ça se vĂ©rifiera : câest elle qui avait bloquĂ© ce paiement). Je les sollicite pour le rĂ©soudre : ils ne peuvent ârien faireâ pour nous.
Ils veulent absolument nous faire payer un an dâavance alors que notre webinaire promet dĂ©jĂ de compter 2 Ă 3 fois le nombre de participants de mardi.
Je refuse. Nous raccrochons. Jâenvoie un mail bien senti, comme une derniĂšre tentative.
Bingo ! Dans la soirĂ©e, je reçois confirmation que nous pourrons tester lâoutil gratuitement le lendemain. Il me suffit de crĂ©er un Ă©vĂ©nement et il sera passĂ© exceptionnellement en Premium.
Toute la nuit de jeudi Ă vendredi, je prĂ©pare le terrain technique pour que ça se passe parfaitement pour les participants. Je revois la checklist de ce quâil faut prĂ©parer. Je nettoie nos documents pour tout soit parfaitement clair pour mes collĂšgues : rĂŽles, Ă©tat dâesprit, scĂ©nario, canaux de communication, etc. Tout ce que nous avons convenu est transformĂ© en tĂąches dans Trello, Google Doc Ă©purĂ©, Google Sheets pour le scĂ©nario minutĂ©.
Je crée le questionnaire à envoyer aprÚs le webinaire, les e-mails à envoyer avant, etc.
Et bien sĂ»r, je teste la fameuse plateforme comme animateur principal, animateur invitĂ©, participant. Je rĂ©alise le guide du webinaire avec notamment le protocole illustrĂ© pour sâinscrire, rejoindre et participer.
A 8h30, tout est prĂȘt. Le nombre dâinscrits continue de monter.
A 8h40, je me couche en mettant mon réveil à 10h.
Patatras
Vendredi, 10h50. Avec la Team Webinaires de Digital Collab, nous avons rendez-vous Ă 11h pour tester le webinaire.
Jâavais dĂ©jĂ créé lâĂ©vĂ©nement et prĂ©parĂ© les liens. Tout Ă©tait prĂȘt. Sauf que la page ne charge pas et les invitations de mes collĂšgues, qui viennent tous de sâinscrire, nâarrivent pas.
Au bout de quelques minutes Ă Ă©changer dans Slack sur nos situations (les pages qui ne chargent pas, les mails qui nâarrivent pas), nous nous rejoignons dans Zoom.
La situation :
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Nous avons un webinaire qui démarre dans 4h et pas de plateforme.
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Nous av⊠oh m⊠!!! Jâai remplacĂ©, tĂŽt ce matin, sur le site de prĂ©sentation des webinaires, le lien du questionnaire Google Forms par le lien direct dâinscription de la plateforme. Je pensais gagner du temps, automatiser le processus puisque je nâaurais pas besoin dâenvoyer un message aux inscrits directs.
ImmĂ©diatement, nous remettons le lien Google Forms. Mais plusieurs heures dâinscrits se sont accumulĂ©es avec un outil indisponible : nous ne pouvons donc pas exporter leur e-mails. Pour ces personnes, nous nâaurons aucune solution.
Donc la situation :
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Notre webinaire dans 4h.
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Le 2Ăšme webinaire de lâapm dans moins de 2h.
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Une autre solution Ă trouver.
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Des centaines de personnes à prévenir.
La solution
Nous basculons dans un bricolage qui a plutÎt bien fonctionné :
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Nous serons tous en visio dans Zoom.
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Zoom permet de diffuser la visio sur YouTube en Direct (et aussi Facebook Live) : câest ce que nous ferons.
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Pour permettre Ă tous les participants de poser leurs questions, mĂȘme ceux qui nâont pas de compte YouTube, nous utilisons la fonction Questions-rĂ©ponses de Google Slides (le Powerpoint de Google).
AprĂšs quelques tests, câest OK. Nous modifions le site des webinaires pour quâil contienne une explication que ce qui se passe, ainsi que la vidĂ©o. Nous communiquons auprĂšs de tous les inscrits possibles. Et nous nous occupons aussi du webinaire de lâApm. A 12h58, je suis prĂȘt. Le webinaire dĂ©marre Ă 13h et le nĂŽtre enchaĂźne Ă 15h30.
Câest magnifique.
Sauf que seuls environ 450 inscrits sur prĂšs de 700 ont pu assister au webinaire.
Perfection Game : les progrĂšs que nous allons faire
AprÚs ce premier webinaire, nous restons en visio pour débriefer avec les 2 questions qualitatives du perfection game.
Pour chaque question, chacun rĂ©flĂ©chit dâabord quelques instants puis on met en commun sans dĂ©battre.
Voici ce que ça donne.
« Ce que jâai aimé »
La fluidité de nos interventions, le passage de balle, le passage des slides
TrĂšs pro
Le fait quâon ait rĂ©ussi tout cela dans un temps assez record.
Fluidité, clarté, complémentarité
Les commentaires dâOlivier pour rythmer ; la vie, le vivant.
Sentir que toutes les interventions ont pu venir toucher.
Voir que Christophe avait déjà répondu aux questions.
Jâai adorĂ©. Jâai trouvĂ© lâexercice top. Jâai trouvĂ© ça super fluide, pro, convivial. Jâai trouvĂ© sympa quâil y ait un peu des bruits, quâon Ă©change entre nous en mĂȘme temps que le live.
Par rapport Ă zĂ©ro rĂ©pĂ©tition, tout sâest trĂšs bien enchaĂźnĂ©. ConvivialitĂ©.
Avoir 8 personnes, ça fait un effet visuel. Lâambiance trĂšs fluide, trĂšs humaine. Digital Collab touch. Câest trĂšs rare dans des webinaires, ce qui, du coup, invite les gens de lâassemblĂ©e Ă discuter avec nous.
Bien fluide, bien orchestré. Un expert par catégorie, ça donne beaucoup de richesse.
Le format vivant, la fluidité. Vraiment top et vivant, rythmé.
« Ce quâon aurait pu mieux faire »
Laisser le chat dans YouTube
Le son : couper les micros quand on ne parle pas, le bruit des enfantsâŠ
Diriger les gens sur YouTube directement +1
Plus de temps sur les questions-réponses
Décortiquer : un webinaire par sujet.
La joie du binĂŽme, la notion de binĂŽme qui rend les choses plus vivantes.
Mieux répartir les rÎles : passer les slides, etc.
Avoir un outil de chat oĂč les derniĂšres infos arrivent Ă cĂŽtĂ© du champ de rĂ©ponse.
Peut-ĂȘtre quâil peut y avoir un webinaire par sujet. Rebondir diffĂ©remment de ce quâon avait imaginĂ©.
Que le chatteur puisse lever la main pour transmettre des questions.
Lâoutil de chat. Notamment pour pouvoir voir le chat en mĂȘme temps quâon regarde la vidĂ©o.
Le chat
Le son
Lâexplication du lien
Les deux pauses de silence : on a perdu 10% des gens Ă chaque fois.
Et donc ?
Donc pour le prochain webinaire, nous allons probablement nous contenter de Zoom + YouTube. Pas tout-Ă -fait satisfaisant car il faudra avoir un compte Google pour le chat mais peut-ĂȘtre trouverons-nous une autre solution.
Lâinnovation, câest aller de premiĂšre fois en premiĂšre fois. Nous nous trouvons dans une pĂ©riode qui nous donne de trĂšs nombreuses occasions de premiĂšres fois. Le travail dans nos entreprises et entre elles sera sensiblement diffĂ©rent aprĂšs la crise. Donc nous encaisserons peut-ĂȘtre plus facilement la prochaine crise.
En tout cas, il y a un cap auquel nous sommes dâautant plus attachĂ©s ce soir : continuer Ă simplifier la collaboration pour mieux surfer le chaos.
Bonne chance Ă tous !
Olivier