Voici le mail que nous avons envoyĂ© le 20 mars 2020 aux inscrits de notre tout premier webinaire. Le titre de l’article est celui du mail.


Titre : copyright HélÚne Delmotte

Bonsoir,

D’abord, MERCI pour votre prĂ©sence, votre attention, vos contributions… et tous vos messages de sympathie !!
Ça nous va droit au coeur et nous encourage beaucoup.

Cet aprùs-midi, vous avez reçu un mail vous indiquant une panne et un changement d’outil pour notre webinaire.
Certains d’entre vous sont restĂ©s Ă  la porte 10 minutes avant de penser Ă  cliquer la flĂšche de lecture ou Ă  aller sur notre chaĂźne YouTube.
D’autres ont attendu bien plus longtemps et sans nouvelles parce que nous n’avions pas pu rĂ©cupĂ©rer leur mail sur la plateforme de webinaire, du fait de la panne.

Nous vous présentons nos excuses pour cette expérience.

Nous avons souhaitĂ© vous apporter plus de dĂ©tails sur ce qui s’est passĂ©.
A la fois par souci de transparence et pour que vous puissiez progresser à travers notre expérience. Nous vous racontons tout ça plus bas dans ce message.

SVP dites-nous Ă  quelles questions vous aimeriez que nous rĂ©pondions maintenant : prenez 2 minutes pour ces quelques questions clĂ©s ! C’est ça qui va nous aider Ă  ajuster le webinaire de lundi et la suite.

Et comme promis, voici le replay et des ressources qui contiennent des tas de pépites (mais vraiment des tas) :

Digital Collab - Webinaire 1.png

 

Et toujours le site des webinaires : Ă  partager Ă  fond avant lundi 13h SVP.
Nous avons déjà commencé à faire évoluer ce deuxiÚme webinaire.

Tic-tac, tic-tac

Dimanche 2 mars, j’ai imaginĂ© que nous devrions proposer un webinaire gratuit que je rĂ©aliserais seul pour encourager les entreprises Ă  s’organiser en prĂ©vision de la crise qui se prĂ©parait.

Les jours passant, j’ai constatĂ© qu’il y avait Ă  la fois peu de conscience du danger (donc peu d’intĂ©rĂȘt pour le webinaire) et une montĂ©e en puissance des sollicitations liĂ©es Ă  l’épidĂ©mie. L’Apm, par exemple, en la personne d’Anne Van Gaver, m’a sollicitĂ© dĂšs cette semaine du 3 mars pour organiser 2 webinaires Ă  15 jours de lĂ .

Du jeudi 12 au lundi 16 mars, tout s’accĂ©lĂšre. Le lundi a Ă©tĂ© l’une de mes plus longues journĂ©es de travail depuis bien longtemps. C’était la panique. On le voit d’ailleurs sur cette vidĂ©o que j’ai enregistrĂ©e mardi matin.

Dans la soirĂ©e du mardi 17 mars, je discute avec AgnĂšs de Rocheprise, membre de l’équipe Digital Collab. La conclusion : la dĂ©tresse que nous observons est trop grande et les circonstances liĂ©es Ă  l’épidĂ©mie trop dynamiques. Le webinaire que nous pensions organiser pour jeudi 26 mars doit ĂȘtre avancĂ©.

Nous décidons de le réaliser en 2 parties : vendredi 20 mars et lundi 23 mars.

C’est un challenge. Nous ignorons :

  • Qui peut y participer

  • Quel format donner au webinaire

  • Qui va ĂȘtre intĂ©ressĂ©

  • Quel outil utiliser pour le webinaire

  • Etc.

Mercredi matin, le site de l’évĂ©nement est rĂ©alisĂ© et, aprĂšs avoir consacrĂ© un certain temps Ă  tester des outils de billetterie (et mĂȘme avoir installĂ© sur le site les modules de rĂ©servation), nous n’y trouvons finalement que des inconvĂ©nients par rapport Ă  ce bon vieux Google Forms.

Mercredi, vers 12h30, nous commençons à communiquer sur l’organisation de ces webinaires.

Business as usual (ou presque)

Evidemment, les demandes dĂ©concertĂ©es continuent d’affluer. J’avais notamment accepter mardi matin d’animer un webinaire jeudi matin pour 4 clubs de dirigeants (et j’ai adorĂ© !).

Ça commence Ă  devenir un peu chaud. 6 autres membres de l’équipe nous ont rejoints. Nous calons des visios dans les trous d’agenda pour mettre nos idĂ©es et envies en commun, et avancer vers un contenu qui soit Ă  la fois riche et qui tienne en 1 heure.

Jeudi soir, nous ne savons pas encore exactement quel outil de webinaire nous allons utiliser. D’une part, les tarifs sont relativement Ă©levĂ©s et nous ne savons pas du tout ce qui va se passer aprĂšs le 2Ăšme webinaire.
D’autre part, ceux que nous testons nous semblent trop compliquĂ©s.

Or entre-temps, j’ai animĂ© le premier des deux webinaires de l’Apm avec Caroline von Bibikow, qui m’avait contactĂ© le samedi soir prĂ©cĂ©dent pour prĂ©parer une intervention Ă  distance. Nous nous Ă©tions beaucoup stimulĂ©s mutuellement et j’avais proposĂ© Ă  Caroline de l’embarquer dans les webinaires Apm et dans deux de Digital Collab.

L’outil utilisĂ© par l’Apm pour notre webinaire mardi midi nous avait permis une trĂšs bonne expĂ©rience : simplicitĂ© d’utilisation et fonctionnement satisfaisant, malgrĂ© quelques participants qui tĂ©moignent dans le chat qu’ils n’entendent pas tel ou tel animateur du webinaire.

Jeudi soir, mis en relation avec cette entreprise, je nĂ©gocie pour essayer leur outil Ă  l’occasion de notre premier webinaire. Il y a un souci avec leur systĂšme de paiement (mais je sais notre banque extrĂȘmement prudente et ça se vĂ©rifiera : c’est elle qui avait bloquĂ© ce paiement). Je les sollicite pour le rĂ©soudre : ils ne peuvent “rien faire” pour nous.

Ils veulent absolument nous faire payer un an d’avance alors que notre webinaire promet dĂ©jĂ  de compter 2 Ă  3 fois le nombre de participants de mardi.

Je refuse. Nous raccrochons. J’envoie un mail bien senti, comme une derniùre tentative.

Bingo ! Dans la soirĂ©e, je reçois confirmation que nous pourrons tester l’outil gratuitement le lendemain. Il me suffit de crĂ©er un Ă©vĂ©nement et il sera passĂ© exceptionnellement en Premium.

Toute la nuit de jeudi Ă  vendredi, je prĂ©pare le terrain technique pour que ça se passe parfaitement pour les participants. Je revois la checklist de ce qu’il faut prĂ©parer. Je nettoie nos documents pour tout soit parfaitement clair pour mes collĂšgues : rĂŽles, Ă©tat d’esprit, scĂ©nario, canaux de communication, etc. Tout ce que nous avons convenu est transformĂ© en tĂąches dans Trello, Google Doc Ă©purĂ©, Google Sheets pour le scĂ©nario minutĂ©.

Je crée le questionnaire à envoyer aprÚs le webinaire, les e-mails à envoyer avant, etc.

Et bien sĂ»r, je teste la fameuse plateforme comme animateur principal, animateur invitĂ©, participant. Je rĂ©alise le guide du webinaire avec notamment le protocole illustrĂ© pour s’inscrire, rejoindre et participer.

A 8h30, tout est prĂȘt. Le nombre d’inscrits continue de monter.
A 8h40, je me couche en mettant mon réveil à 10h.

Patatras

Vendredi, 10h50. Avec la Team Webinaires de Digital Collab, nous avons rendez-vous Ă  11h pour tester le webinaire.
J’avais dĂ©jĂ  créé l’évĂ©nement et prĂ©parĂ© les liens. Tout Ă©tait prĂȘt. Sauf que la page ne charge pas et les invitations de mes collĂšgues, qui viennent tous de s’inscrire, n’arrivent pas.
Au bout de quelques minutes Ă  Ă©changer dans Slack sur nos situations (les pages qui ne chargent pas, les mails qui n’arrivent pas), nous nous rejoignons dans Zoom.

La situation :

  1. Nous avons un webinaire qui démarre dans 4h et pas de plateforme.

  2. Nous av
 oh m
 !!! J’ai remplacĂ©, tĂŽt ce matin, sur le site de prĂ©sentation des webinaires, le lien du questionnaire Google Forms par le lien direct d’inscription de la plateforme. Je pensais gagner du temps, automatiser le processus puisque je n’aurais pas besoin d’envoyer un message aux inscrits directs.

ImmĂ©diatement, nous remettons le lien Google Forms. Mais plusieurs heures d’inscrits se sont accumulĂ©es avec un outil indisponible : nous ne pouvons donc pas exporter leur e-mails. Pour ces personnes, nous n’aurons aucune solution.

Donc la situation :

  1. Notre webinaire dans 4h.

  2. Le 2ùme webinaire de l’apm dans moins de 2h.

  3. Une autre solution Ă  trouver.

  4. Des centaines de personnes à prévenir.

La solution

Nous basculons dans un bricolage qui a plutÎt bien fonctionné :

  • Nous serons tous en visio dans Zoom.

  • Zoom permet de diffuser la visio sur YouTube en Direct (et aussi Facebook Live) : c’est ce que nous ferons.

  • Pour permettre Ă  tous les participants de poser leurs questions, mĂȘme ceux qui n’ont pas de compte YouTube, nous utilisons la fonction Questions-rĂ©ponses de Google Slides (le Powerpoint de Google).

AprĂšs quelques tests, c’est OK. Nous modifions le site des webinaires pour qu’il contienne une explication que ce qui se passe, ainsi que la vidĂ©o. Nous communiquons auprĂšs de tous les inscrits possibles. Et nous nous occupons aussi du webinaire de l’Apm. A 12h58, je suis prĂȘt. Le webinaire dĂ©marre Ă  13h et le nĂŽtre enchaĂźne Ă  15h30.

C’est magnifique.

Sauf que seuls environ 450 inscrits sur prĂšs de 700 ont pu assister au webinaire.

Perfection Game : les progrĂšs que nous allons faire

AprÚs ce premier webinaire, nous restons en visio pour débriefer avec les 2 questions qualitatives du perfection game.

Pour chaque question, chacun rĂ©flĂ©chit d’abord quelques instants puis on met en commun sans dĂ©battre.
Voici ce que ça donne.

« Ce que j’ai aimé »

La fluidité de nos interventions, le passage de balle, le passage des slides
TrĂšs pro

Le fait qu’on ait rĂ©ussi tout cela dans un temps assez record.

Fluidité, clarté, complémentarité

Les commentaires d’Olivier pour rythmer ; la vie, le vivant.
Sentir que toutes les interventions ont pu venir toucher.
Voir que Christophe avait déjà répondu aux questions.

J’ai adorĂ©. J’ai trouvĂ© l’exercice top. J’ai trouvĂ© ça super fluide, pro, convivial. J’ai trouvĂ© sympa qu’il y ait un peu des bruits, qu’on Ă©change entre nous en mĂȘme temps que le live.
Par rapport Ă  zĂ©ro rĂ©pĂ©tition, tout s’est trĂšs bien enchaĂźnĂ©. ConvivialitĂ©.

Avoir 8 personnes, ça fait un effet visuel. L’ambiance trĂšs fluide, trĂšs humaine. Digital Collab touch. C’est trĂšs rare dans des webinaires, ce qui, du coup, invite les gens de l’assemblĂ©e Ă  discuter avec nous.

Bien fluide, bien orchestré. Un expert par catégorie, ça donne beaucoup de richesse.

Le format vivant, la fluidité. Vraiment top et vivant, rythmé.

« Ce qu’on aurait pu mieux faire »

Laisser le chat dans YouTube

Le son : couper les micros quand on ne parle pas, le bruit des enfants

Diriger les gens sur YouTube directement +1

Plus de temps sur les questions-réponses

Décortiquer : un webinaire par sujet.
La joie du binĂŽme, la notion de binĂŽme qui rend les choses plus vivantes.
Mieux répartir les rÎles : passer les slides, etc.

Avoir un outil de chat oĂč les derniĂšres infos arrivent Ă  cĂŽtĂ© du champ de rĂ©ponse.
Peut-ĂȘtre qu’il peut y avoir un webinaire par sujet. Rebondir diffĂ©remment de ce qu’on avait imaginĂ©.

Que le chatteur puisse lever la main pour transmettre des questions.

L’outil de chat. Notamment pour pouvoir voir le chat en mĂȘme temps qu’on regarde la vidĂ©o.

Le chat
Le son
L’explication du lien
Les deux pauses de silence : on a perdu 10% des gens Ă  chaque fois.

Et donc ?

Donc pour le prochain webinaire, nous allons probablement nous contenter de Zoom + YouTube. Pas tout-Ă -fait satisfaisant car il faudra avoir un compte Google pour le chat mais peut-ĂȘtre trouverons-nous une autre solution.

L’innovation, c’est aller de premiĂšre fois en premiĂšre fois. Nous nous trouvons dans une pĂ©riode qui nous donne de trĂšs nombreuses occasions de premiĂšres fois. Le travail dans nos entreprises et entre elles sera sensiblement diffĂ©rent aprĂšs la crise. Donc nous encaisserons peut-ĂȘtre plus facilement la prochaine crise.

En tout cas, il y a un cap auquel nous sommes d’autant plus attachĂ©s ce soir : continuer Ă  simplifier la collaboration pour mieux surfer le chaos.

Bonne chance Ă  tous !

Olivier

 

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