1 – Un constat : notre communication est visuelle
En avril 2017, j’ai participé à une formation sur la “Parole vivante”. Elle était animée par la responsable de l’atelier Elisabeth Laurencin de “Quilotoa formation”qui nous a posé deux questions :
- Quels sont les différents types de communication que nous utilisons au quotidien ?
- Lesquels sont les plus utilisés par les individus ?
D’après la formatrice, la communication entre les humains est à 55% visuelle (expressions du visage et du corps). J’ai d’ailleurs été étonnée par ce constat ! Pourtant les chiffres sont éloquents : notre communication est pour :
- 7 % verbale (signification des mots),
- 38 % vocale (intonation et son de la voix)
- 55 % visuelle (expressions du visage et du corps).
Si l’on se réfère à ce constat, la vidéo est importante dans la collaboration à distance. Grâce à cet outil, l’échange collaboratif profite davantage à une entreprise.
2 – La visioconférence : un outil utile pour une collaboration efficace.
Être vu par les bonnes personnes au bon moment !
Appréciée par les entreprises pour créer du lien entre les équipes, la visioconférence permet d’augmenter l’engagement et la confiance entre différentes personnes. Ce qui est essentiel dans toute relation interpersonnelle. De plus, elle facilite l’implication des participants et dissipe bien souvent des incompréhensions et des malentendus.
Cependant, cela ne veut pas dire qu’il faut négliger les autres solutions de collaborations professionnelles (le mail, le téléphone et le face-à-face). Elles ont toutes une utilité complémentaire et doivent être employées alternativement suivant les sujets, mais aussi la fréquence des échanges.
La visioconférence est utile en permettant d’adapter votre discours en fonction de l’expression du visage, de la gestuelle et la position corporelle de la personne contactée. Des repères qui pourront orienter l’émetteur sur le niveau d’écoute, d’ouverture et d’engagement du destinataire du message.
L’important n’est pas d’user d’un unique mode de communication, mais d’adapter l’ensemble des ressources à une situation donnée.
Par exemple, tout l’intérêt pour un responsable d’équipe est d’optimiser les chances de présence à un rendez hebdomadaire, quel que soit le lieu où se situe l’interlocuteur. Avec la visioconférence, Il y a donc moins de risque d’absence. Elle permet en plus au responsable d’obtenir une vision globale de l’équipe et d’évaluer le niveau de confiance de celle-ci à tenir des objectifs. Et bien plus précisément que par l’envoi d’un reporting écrit.
Au sein de Digital Collab, nous utilisons la visioconférence pour présenter et partager à nos clients nos propositions d’accompagnement, pour effectuer le recrutement de nouveaux experts et pour communiquer sur une anecdote ou des bonnes pratiques…
Quoique vous choisissiez comme mode de communication, gardez en tête que l’important est de répondre à une promesse, un objectif clair et qu’il serve l’intérêt des deux parties prenantes : pensez pratique & simple !
3 – Doit-on forcément avoir une bonne connexion ?
Avoir une bonne connexion pour rester dans la fluidité de l’échange, c’est important ! Rien de plus agaçant que de devoir interrompre sa conversation ou argumentation dès lors que le réseau dysfonctionne. Peu à peu les invités se déconnectent. Et si vous animez une réunion, il vous sera très difficile de garder un rythme constant nécessaire à la compréhension du message diffusé si les invités sont déconnectés un par un, si votre voix est hachée et votre visage pixelisé.
Heureusement il existe des astuces pour palier ce manque de connexion.
- La visioconférence pour continuer à vous voir
- La conférence téléphonique en simultané pour vous entendre plus facilement.
Comment faire ?
Connectez-vous à la Visio pour obtenir les visages de vos invités
Si vous avez un compte G Suite entreprise, la visioconférence est passée de Hangouts “Classique” à “Hangouts Meets”. Participer à la visioconférence en cliquant sur le lien prévu à cet effet dans Google Agenda. Ce lien se présente sous la forme suivante : meet.google.com/xxxx.
Vous n’avez pas de compte G Suite, pas de problème, vous pouvez aussi utiliser appear-in ou pour les utilisateurs de Microsoft Skype.
Créer une conférence téléphonique gratuite sur OVH
Votre conférence téléphonique est valable durant 24h et vous pourrez inviter jusqu’à 50 personnes et en plus c’est gratuit !
Avec OVH, simple d’utilisation, vous pouvez planifier vos conférences téléphoniques en simultané et prévenir les intervenants par email.
Il vous sera ensuite demandé d’entrer votre adresse mail pour réserver votre conférence téléphonique. Les informations relatives à la connexion vous seront envoyées par email.
Puis, les informations sont envoyées à votre adresse mail, celle que vous avez renseignée lors de la première étape de création. Communiquez à vos invités :
- Le numéro de téléphone à composer pour rejoindre la conférence
- Le code d’activation qui correspond au numéro de la chambre (espace virtuel)
4 – Pourquoi Hangouts Meet peut être la solution ?
Depuis quelques mois, vous avez peut-être remarqué le nouveau Hangouts Meet apparaître dans les événements de votre Google Agenda. Hangouts Meet vous propose de :
- Démarrer une nouvelle réunion
- Utiliser un code de réunion, ce qui revient à configurer une salle avec un nom dédié.
Personnalisez votre visioconférence en utilisant un code spécifique. Quand on parle de code, il s’agit d’inscrire un texte, une expression, un titre ou un mot-clé. Exemple : Digital Collab – Reunion de lancement.
Certains caractères ne sont pas acceptés comme :
- Les accents
- Les caractères spéciaux (# | : & @ “…)
Les capacités du service sont globalement les mêmes que pour Hangouts “Classique”. Ainsi, vous pourrez utiliser les fonctions « inviter des contacts », « réalisez des appels audio », « utilisez la messagerie » ou encore « partager un fichier ».
Hangouts Meets peut accueillir jusqu’à 30 personnes, afficher sur une bonne partie de l’écran la personne qui est en train de parler, se synchroniser parfaitement avec Google Agenda et Gmail pour planifier vos événements.
L’application mobile reste assez limitée au simple usage des appels vidéo. Néanmoins, vous pouvez afficher la liste des réunions auxquelles vous devrez participer en balayant vers le haut l’écran de votre mobile.
A signaler également, la présence du Chat ! Sur la version Web, elle est dorénavant disponible. Le Chat vous permettra d’interagir avec vos invités sans devoir interrompre l’animateur. Il vous donnera également la possibilité de ponctuer un discours en envoyant en temps réel des liens vers une actualité citée ou un document annoncé et par conséquent de créer une vraie dynamique !
A venir…
Hangouts Meets va bientôt autoriser les enregistrements vidéo et Hangouts Chat va agir comme une messagerie d’entreprise.
Hangouts Chat vient concurrencer Slack (outil de collaboration qui propose une nouvelle manière de travailler en groupe en temps réel). Avec Hangouts Chat, il sera possible de discuter par texte à plusieurs sur différents canaux, de partager facilement des documents Google Docs, de tirer parti de bots (robots qui réalisent des tâches automatisées) et de scripts… Je ne manquerai pas de vous tenir informer sur ces autres fonctionnalités dès qu’elles seront disponibles.
5 – Comment tirer profit de la visioconférence dans votre entreprise ?
La visioconférence : un atout incontournable pour les entreprises !
C’est évident ! La visioconférence améliore vos communications, vos prises de décisions sont facilitées, la productivité est accrue, les coûts sont réduits, la perte de temps supprimée.
Si vous souhaitez plus d’information, contactez-nous ! Nous pouvons vous accompagner pour l’utiliser dans les meilleures conditions : paramétrage audio, vidéo, gestion des invités, partage de documents, échange de bonnes pratiques.
Nous vous aiderons ainsi à planifier vos événements, à construire un scénario, à partager un document, à inviter vos contacts, et ainsi à collaborer toujours mieux, toujours plus loin.