A – Pour un fonctionnement collectif réussi ?

1. Définir des objectifs SMART et intégrer dans votre démarche les 3 piliers d’un fonctionnement collectif réussi !

Expression des besoins des équipes : En mode projet, il faut définir les objectifs à atteindre pour que le projet est une finalité concrète, SMART (Spécifique, Mesurable, Accessible, Réaliste et temporelle). Il faut aussi intégrer dans son raisonnement les 3 piliers d’un fonctionnement collectif réussi :

•  La discussion
• La coproduction
• L’organisation

Néanmoins, il est important de s’appuyer sur une démarche solide pour embarquer toute l’entreprise. Puis agir sur l’expression des besoins des équipes, pour identifier l’ensemble des usages métier.

Par exemple  si l’objectif est d’augmenter le CA de l’entreprise en simplifiant les processus et tâches répétitives de façon collaborative ! Il faudra travailler sur l’existant pour connaitre les usages de chacune des personnes concernées et s’assurer que le fonctionnement interne est fluide. Dans une démarche collaborative, cela permet de suggérer des améliorations tant sur le plan opérationnel que fonctionnel.

2. Reconnaître que les salariés sont les premiers clients-utilisateurs !

La direction est motrice d’un projet dans 80% des cas. Les salariés et les équipes utilisent les outils et processus en fonction d’une stratégie établie. Ce sont les chevilles ouvrières de l’entreprise. Leur rôle est important puisqu’ils utilisent des moyens divers pour assurer la productivité de l’entreprise au quotidien en véritables clients utilisateurs.

Toutefois, ces mêmes personnes ont du mal à raisonner en usage. Ils sont déjà dans la recherche de solutions. Ces clients-utilisateurs diront plutôt “ je veux trouver un outil pour la gestion de projet” plutôt que “ je souhaite synchroniser l’ensemble de mes tâches répétitives pour me concentrer sur les actions à forte valeur ajoutée et ainsi discuter, coproduire et l’organiser efficacement avec mon équipe !”

3. Revenir sur les concepts de base : qu’est-ce qu’un besoin, une fonction et un produit ?

Avant d’aborder l’aspect méthodologique pour faire exprimer les besoins des équipes en entreprise dans la gestion de projet, il faut revenir sur les basiques : qu’est-ce qu’un besoin, une fonction et un produit ou service. Ce que cela couvre ?

B – Quelle démarche adoptée pour l’expression des besoins ?

3 phases pour l’expression des besoins des équipes

La méthode d’expression des besoins correspond à trois phases

• Analyser
• Rechercher
• Modéliser

1. Phase 1, analyser l’existant interne

Un questionnaire préparatoire type Google Form

On peut s’appuyer sur quelques outils au préalable pour commencer l’analyse. Cela permet de comprendre l’environnement dans lequel les équipes évoluent. Pour cela, vous pouvez préparer un questionnaire en amont des interviews !  Exemple de questionnaire pré entretien individuel sous Google Form

 

Utiliser un guide d’entretien

Dans l’expression des besoins des équipes, des entretiens peuvent être conduits de diverses formes : 

• Non directif
• Directif
• Semi-directif

Dans la plupart des cas, nous utilisons les entretiens semi-directifs, ils portent sur un certain nombre de thèmes qui sont identifiés dans un guide d’entretien.  Dans l’exemple ci-dessous, le projet porte sur les phases de conception du catalogue produit ou service d’une entreprise.

Cela sert à quoi ?

• Obtenir des informations, perceptions, sentiments, attitudes ou opinions
• Comprendre ce dont les personnes pensent ou peuvent penser
• Approfondir des points importants
• Initialiser une démarche participative

2. Phase 2, rechercher des solutions

• Construire des axes de solutions : constitués des groupes pour explorer des pistes d’amélioration, de création de solutions (axes fonctionnels et techniques)
• Choisir un axe de solution prioritaire : identifier les grandes orientations à prendre pour la conception. Tout doit être considéré choix fonctionnels, techniques, budgétaires, temporels.

Quels outils peuvent nous aider à les synthétiser ?

• Des groupes de travail
• Tableau des propositions et  solutions
• Matrice multicritère
• Brainstorming
• Boîte à idées

Si nous reprenons le même exemple de tout à l’heure concernant la conception d’un catalogue produit ou service d’une entreprise.

Pourquoi ?

Proposer des idées de solutions fonctionnelles et opérationnelles aux dysfonctionnements des procédures en plus de solutions d’amélioration.

Pourquoi utiliser un tableau des propositions et solutions ?

Productif et participatif

3. Phase 3, modéliser un processus : industrialiser la démarche !

• Modéliser en détail la solution choisie : modéliser les choix pris par les pilotes et décideurs
• Faire valider les modélisations : validation par les utilisateurs et décideur, mais aussi par des experts fonctionnels, techniques
• Construire le document final : Travail de rédaction pour détailler le besoin

Quels outils sont utiles ?

• Groupe de travail
• Réunion de décision
• Plan d’action

Comme pour les phases 1 & 2, nous reprenons notre exemple de conception d’un catalogue produit ou service

L’idée ici est de définir le plan d’action et de coordonner les actions pour donner suite à une prise de décision, améliorer la communication dans l’entreprise, coordonner les efforts des différents acteurs en développant l’esprit d’équipe. Résoudre les problèmes opérationnels et fonctionnels tout en suivant les actions. A cette étape, nous vous conseillions deux outils efficaces pour le suivi et la coordination des actions à mettre en place.

Trello : Le kanban Classique : To do, In progress, Done

Mettre en place des actions suivant les 3 colonnes suivantes : A faire, en cours, faites. Nous pourrions utiliser cette organisation en ajoutant une colonne « Idées / Suggestions » au début. Chaque carte pourrait ensuite être ajoutée (ou non) à la colonne To Do par le responsable projet, pilote…

Voir aussi la vidéo Introduction à la gestion de projet

Smartsheet

Gérez et automatisez la collaboration au travail :)

Nous pourrions utiliser cet outil pour chacun de nos projets, dans l’exemple de la conception d’un catalogue produit ou service, indiquer les différentes étapes du projet, assigner les bonnes personnes au projet, mettre des deadlines, ajouter des pièces jointes issues d’un document collaboratif établi sur Drive par exemple, automatiser nos actions avec l’aide de Zapier

Utiliser un Google Sheets et créer un tableau des solutions et propositions

 

C – Ce qu’il vous faut retenir avant tout !

 

Nous vous engageons à retenir 3 choses pour réussir un projet et faire s’exprimer les besoins des équipes,

• Procéder par étapes : analyser, rechercher et modéliser votre projet
• Utiliser des moyens participatifs et individuels
• Intégrer les 3 piliers  d’un bon fonctionnement collectif réussi : Discussion, coproduction et organisation