Comment nous avons travaillé sur notre agilité !
Pendant 2 jours, nous avons formulé notre vision et nos missions.
Pour lire les post-it passez en mode plein écran : bouton en bas à droite du Prezi après avoir cliqué « Start Prezi » !
Digital Collab organise régulièrement des séminaires d’équipe appelés Team Experience dans des lieux conviviaux en France comme à l’étranger. C’est l’occasion rêvée pour agir sur nos processus internes et faire de l’amélioration continue. Avec la méthode Speed Boat, nous profitons du retour d’expérience des membres de l’équipe pour découvrir nos ancres (les freins qu’on veut desserrer) et nos vents porteurs (les atouts qu’on veut développer). Début Mars 2016, nous sommes allés à Paris dans deux lieux différents et sur deux jours à l’APM et au sein du Studio Singulier.
Du 9 au 13 mai 2016, nous sommes allés en Alsace dans une location Airbnb pour travailler sur nos processus internes et nos projets en cours.
Ces séances ont pour vocation d’améliorer notre agilité mais aussi de souder les équipes autour de nos projets et réflexions communes. Comme nous sommes à 90% en mobilité et que nous travaillons à distance, ces moments sont vitaux pour la bonne santé et l’amélioration de notre organisation.
La méthode Speed Boat pour un état des lieux efficace !
Pourquoi ?
La semaine dernière, nous étions en Team Experience à Strasbourg pour travailler sur notre développement et améliorer nos processus. Nous avons commencé par le début : prioriser les sujets que nous avions listés au fil des semaines précédentes.
Ce qui est apparu ? Avant même de travailler les sujets d’organisation, nous devions nous mettre d’accord sur une vision de l’entreprise et sur les missions de chacun. Pour débuter la séance de travail, notre objectif a été d’analyser notre situation à court terme et d’ identifier nos atouts, nos ancres et de qualifier notre entreprise. Nous avons consacré deux jours à cette étape vitale et fondatrice.
Nous étions 3 de l’équipe Cœur sur ce projet avec des niveaux de connaissance de l’entreprise différents. Notre président, Olivier Margerand, nous a donc proposé de commencer l’état des lieux en utilisant la méthode “Speed Boat” !
Cette méthode fait partie des Innovation Games (en savoir plus sur la méthode Speed Boat). Elle nous a permis de matérialiser rapidement une vision collective à partir de nos points de vue individuels. En voici un retour.
Déroulement de l’atelier
Chacun muni de post-it a travaillé dans son coin pour alimenter les points de vision de l’entreprise :
- Les vents porteurs de l’entreprise, c’est -à-dire les atouts qui nous semblent précieux.
- Les ancres, c’est-à-dire les difficultés ou fragilités de l’entreprise
- Les qualificatifs positifs et moins positifs de l’entreprise
Ensuite, nous avons rendu visible le tableau en l’alimentant des post-its de chacun des membres et chacun a expliqué son point de vue. Après de nombreux échanges,nous avons extrait de ce travail une liste de points sur lesquels l’équipe avait besoin d’apports, d’aides, de formations, d’expertises. Nous avons conclu la journée par une rétrospective sur cet état actuel de Digital Collab.
Les vents porteurs, ancres et qualificatifs que nous avons retenus :
- Vents porteurs (les atouts que nous valorisons et voulons développer) : Envie de porter des projets innovants, volontariat, ouverture (profils différents), cohésion (équipe soudée), méthode newbiz, une mission, esprit de service, idées internes, idées de nos partenaires et clients, des clients qui nous aiment, partenaires (experts, généreux, qui adhèrent à Digital Collab), marché en expansion/incontournable, besoin des entreprises (se libérer d’un fonctionnement qui les freine).
- Ancres (ce qui ne nous satisfait pas, qu’on veut améliorer): organisation & structure, mobilité, communication interne,, culture geek (Ok, on l’a plus que la moyenne mais ça ne suffit pas !), autonomie & prise de décision, clarté (vision, missions de chacun), animation commerciale, distance avec les partenaires et clients, expérience client, valeur ajoutée pour les partenaires.
- Porteurs : astucieux, serviable, soigné, solidaire, sympa, innovant, positif, bienveillant, dynamique, challengeant, léger, simple, de bonne volonté.
- Ralentisseurs : décousue, éparpillée, compliquée, brouillon, auto-centrée, concentration sur un seul homme, réactif (VS. pro-actif)
La deuxième journée a servi a matérialiser la vision à long terme de l’entreprise, à définir la mission de chacun et à préciser des exemples d’objectifs extraordinaires.
Premier bénéfice : le processus post-signature
A la fin des deux jours, on était un peu rincés : à plusieurs reprises, il nous avait fallu faire l’effort de nous remettre en état de disponibilité intellectuelle sur un sujet de fond, alors même que nous avions tous des tas de tâches courants qui nous attendaient et des notifications qui s’accumulaient sur nos smartphones.
On s’est quand même lancé dans un travail concret qu’on avait placé immédiatement après nos missions, dans l’ordre des priorités : la prise en charge d’une commande lorsqu’un client la signe.
Source d’insatisfaction depuis plusieurs mois car la répartition des rôles n’était pas claire et on savait que nos clients et partenaires étaient dans le flou alors qu’on veut les servir le mieux possible.
En comparaison avec tous nos travaux précédents sur les processus, nous avons été d’une efficacité historique. Pour la première fois, nous étions clairs sur notre vision commune et les missions de chacun. Ça nous a permis d’aller particulièrement vite dans la mise à jour du processus et la répartition des rôles.
On est ressorti de cette étape avec une amélioration visible et qui nous faisait vraiment plaisir.
Prochaine étape : mettre au propre et agir
Avant la fin de cette Team Experience, nous nous sommes organisés (notamment avec Trello) pour suivre 1 projet par thème de notre vision : Stratégie & Vision, Team, Partenaires, Clients, Attirer, Administrer.
La première tâche de “Stratégie & Vision”, par exemple, est la formalisation graphique de notre vision (avec le génialissime Canva), pour qu’on puisse l’afficher et s’y référer facilement et avec plaisir.
Vous voulez qu’on écrive en détail sur un des éléments mentionnés dans cet article ? Dites-le nous, on adore ça !
Aperçu de notre parcours client entier (attention les yeux…). L’étape post-signature est dans le premier tiers.
Deux pépites AirServer & Realtime Board
Article sur l’application AirSever par Frédéric Soussin (petite note, attention à la version de votre Android ! )
Article sur Realtime Board (voir la démo en anglais pour vous initier !)
Ce que permet Realtime Board, faire un mindmapping de votre situation, processus, projet…C’est simple, vous pouvez ajouter
- Des ressources,
- Des notes,
- Des mini-Maps,
- Inviter des collaborateurs,
- Ajouter du texte, des images, des vidéos,
- Commenter le documents,
- Mettre des post-it,
- Zoomer et dé-zoomer
C’est simple et efficace, à vous de tester !